Procedure Vertrouwelijk Melden

Versie 2026 – inclusief gebruik Nnote

1. Doel van de procedure

Deze procedure beschrijft hoe medewerkers, oud-medewerkers, stagiairs, vrijwilligers of andere betrokkenen een vertrouwelijke melding kunnen doen en hoe Hét Vertrouwensbureau deze melding ontvangt, registreert en behandelt.

2. Voor wie is deze procedure bedoeld?

Voor iedereen die verbonden is aan een organisatie die VTB heeft aangesteld als extern vertrouwenspersoon en die een melding wil doen over: • ongewenste omgangsvormen • integriteitsschendingen • vermoedelijke misstanden • persoonlijke of werkgerelateerde knelpunten waarbij vertrouwelijkheid gewenst is

3. Wijze van melden

Een melder kan kiezen uit drie contactmogelijkheden:

a. Telefonisch melden

De melder belt rechtstreeks met de externe vertrouwenspersoon. Het gesprek is vertrouwelijk. Er wordt geen dossier aangemaakt zonder medeweten van de melder.

b. Melden per e-mail

De melder kan een vertrouwelijke e-mail sturen naar VTB. Via e-mail worden geen inhoudelijke stukken verplicht gedeeld. Indien nodig volgt een telefonisch of persoonlijk gesprek.

c. Digitaal melden via Nnote (beveiligd meldkanaal)

Vanaf 1-1-2026 kan elke melder gebruikmaken van een unieke QR-code of directe link.

Via Nnote kan de melder:

veilig en rechtstreeks een melding doen
optioneel documenten uploaden
anoniem blijven, indien de organisatie dat toestaat De melding komt alleen terecht bij het VTB.

4. Bevestiging en eerste contact

Na ontvangst van de melding:

VTB bevestigt de ontvangst (tenzij de melder anoniem blijft zonder terugkoppeling).
Een vertrouwenspersoon plant een eerste (telefonisch of digitaal) gesprek.
Tijdens dit contact worden verwachtingen en kaders besproken:
- vertrouwelijkheid
- mogelijke stappen
- rol van de melder
- grenzen bij strafbare feiten of ernstige misstanden

5. Werkwijze van de vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon:

luistert, ondersteunt en biedt handelingsopties
legt niets vast zonder instemming van de melder
voert geen onderzoek uit, maar kan doorverwijzen
handelt alleen met toestemming van de melder, behalve bij wettelijke verplichtingen

Verslaglegging vindt alleen plaats als de melder dit wenst. In Nnote wordt uitsluitend geregistreerd wat noodzakelijk is voor opvolging.

6. Eventuele vervolgstappen

Afhankelijk van wat de melder zelf wil, zijn mogelijke vervolgstappen:

een intern gesprek met leidinggevende of HR
informele interventie
begeleiding bij het eventueel indienen van een formele klacht
ondersteuning bij doorverwijzing (arbodienst, huisarts, politie, etc.)

De melder bepaalt het tempo en de richting, voor zover wettelijk toegestaan.

7. Vertrouwelijkheid

De vertrouwenspersoon waarborgt volledige vertrouwelijkheid, tenzij:

er sprake is van ernstige of acute dreiging
een wettelijk voorschrift dwingt tot actie
de melder vrijwillig toestemming geeft om informatie te delen

Aantekeningen blijven onder beheer van VTB en worden niet gedeeld met de organisatie zonder toestemming.

8. Registratie in Nnote

Alle meldingen (telefonisch, e-mail, digitaal) worden vanaf 2026 door VTB in Nnote verwerkt.

Nnote voldoet aan:

versleutelde opslag
Europese hosting
rolgebaseerde toegang
logging en monitoring

Registratie is minimaal en nooit uitgebreider dan noodzakelijk.

9. Afronding en nazorg